Přestože je ale poptávka po využití této služby rok od roku vyšší, pořád je ve srovnání se světem, kde je brána jako samozřejmá součást podnikatelského prostředí, relativně nízká. Přitom klady jsou zřejmé: výrazné snížení nákladů, reprezentativní zázemí na prestižní adrese, ulehčení komunikace s úřady.
Virtuální kancelář
Služba poskytnutí sídla (využívání virtuální kanceláře) je v první řadě skutečnou alternativou ke klasickým kancelářským prostorám. To znamená, že poskytuje veškeré jejich funkce i bez fyzické přítomnosti podnikatele či jeho přímých zaměstnanců a je možné si na její adresu zaregistrovat sídlo své společnosti. Nezáleží přitom na skutečnosti, zda daná firma v regionu místa virtuální kanceláře skutečně vyvíjí svou činnost. Prostřednictvím profesionálně proškoleného personálu navíc zajišťuje poskytující společnost ve svých byznys centrech zabezpečení veškeré administrativní činnosti na úrovni, jež je pro běžného podnikatele o několika zaměstnancích nedostupná.
Minimalizace nákladů
Koncept virtuálních kanceláří se rozvinul s rozmachem moderních informačních technologií. Systém pomalého, nepružného a nákladného zřizování klasických kanceláří se stal zcela nevyhovujícím společnostem expandujícím do nových regionů. Poptávku po nových řešeních vycítil Ralph Gregory a v roce 1994 založil společnost The Virtual Office, nyní známou pod jménem Intelligent Office. Nový koncept se rychle rozvíjel, ale základní myšlenka zůstala stejná - umožnit firmám změnit místní působnost jejich podnikání za současné minimalizace nákladů. V současné době je brán tento koncept v západní Evropě za zcela běžnou součást podnikatelského prostředí a jeho výhod využívají statisíce firem.
V České republice začaly první společnosti zabývající se službou poskytnutí sídla vznikat na přelomu milénia a v posledních letech zažívají strmý nárůst. Výrazný vliv na to má zvyšující se povědomí českých podnikatelů o výhodách této služby. Z pravidelných analýz vyplývá, že nárůsty se v posledních letech pohybují v řádech desítek procent.
Prestižní a lukrativní adresa přitahuje klientelu
Důvodů, proč se virtuální kanceláře těší u společností stále rostoucí oblibě, je několik. Jednak je to snaha podnikatelů o zvýšení prestiže, která je s lukrativní adresou v centru Prahy, ale i jiných velkých měst České republiky neodmyslitelně spojená. Pronajmutí a zařízení klasické kanceláře, neřkuli samotné náklady na její provoz, dosahují přitom pro jednotlivé společnosti zásadní výše i v menších městech, v regionálních centrech je pak pro ně často finančně nedostupné. Logická snaha o snížení nákladů za provoz klasické kanceláře byla navíc ještě zvýrazněna ekonomickou krizí, jež na podnikatele doléhá.
Dalším z hlavních důvodů rostoucího zájmu o virtuální kanceláře je pak někdy až přehnaná aktivita úřadů v regionech. V Praze, kde je hustota firem na mnohanásobně vyšší úrovni oproti regionům, je aktivita úřadů vůči jednotlivým firmám samozřejmě na mnohem nižší úrovni. Podnikatel tak může svůj čas a energii, které by byl jinak nucen obětovat často formálním kontrolám firemního účetnictví, věnovat rozvoji své společnosti v těžkých podmínkách dnešní doby.
Při zvažování výhod virtuální kanceláře si klade podnikatel samozřejmě několik logických otázek.
Ty nejdůležitější zní:
1) Nahradí virtuální kancelář plně klasickou?
Virtuální kancelář zajišťuje podnikateli stejný rozsah služeb jako by si pronajal standardní kancelář. Všem klientům je garantován kompletní administrativní servis v podobě správy, evidence a přeposílání pošty, vyřizování telefonických hovorů, e-mailů a celé řady doprovodných služeb. Některá byznys centra navíc umožňují i nadstandardní služby, jako je správa datových schránek či pronájem osobní kvalifikované asistentky pouze na určitou dobu. To vše za ceny výrazně nižší, než je provoz klasické kanceláře.
2) Je to všechno legální?
Odpověď na otázku druhou je ano. Firma, která chce využívat virtuální kancelář jako sídlo společnosti, by si ale měla u provozovatele byznys centra ověřit několik podstatných skutečností.
Písemnosti a kontakt s úřady
Je žádoucí, aby nájemce zabezpečil přijímání písemností a místo pro styk s veřejností. Důležité je si též zjistit, jakým způsobem bude podnikatel o nových zásilkách informován a jakým způsobem je garantován kontakt s veřejností a úřady. Podmínkou je též označení sídla společnosti obchodní firmou a identifikačním číslem. S těmito zákonnými požadavky většina renomovaných provozovatelů byznys center nemá obtíže. Kontakt s veřejností a příjem zásilek zajišťuje fungující recepce s asistentkou. V případě potřeby jednání se státními orgány či obchodního jednání, pak disponují jednotlivá byznys centra zasedacími místnostmi, které si lze krátkodobě pronajmout. Kvalita poskytovaných služeb se ale může u jednotlivých provozovatelů výrazně lišit.
Vyžadujte garanci kontinuity
Na co by si měl ale podnikatel uvažující o zřízení virtuální kanceláře dát při výběru nájemce obzvlášt pozor, je garance kontinuity služeb. Provozovatel byznys centra musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy nedojde ke změně vlastnických práv k prostorám, ve kterých je umístěno sídlo jeho společnosti.
V opačném případě totiž hrozí riziko, že společně s právem poskytovatele k užívání dané nemovitosti automaticky a bez jeho možnosti jakkoli reagovat, zanikne i jeho právní titul k užívání sídla společnosti. Vzhledem k tomu, že s nárůstem zájmu o virtuální kanceláře roste i počet společností ucházejících se o provozování byznys center je třeba, aby si zájemce ověřil, že provozovatel má centrum, ve kterém nabízí své služby ve svém vlastnictví a nikoliv pouze v pronájmu. Už několikrát se totiž stalo, že v okamžiku kdy dostaly výpověď, se rázem všechny společnosti, které měly na příslušné adrese zaregistrované sídlo, ocitly v problémech.
Legální rámec sídla společnosti
V minulosti, kvůli nejasnému výkladu zákona, docházelo k situacím, kdy ne všechny úřady státní správy (zejména finanční úřady) služby poskytnutí sídla uznávaly. Staré znění totiž dostatečně nevysvětlovalo pojem skutečného sídla, kvůli čemuž některé úřady změnu sídla společnosti v minulosti komplikovaly a ve výsledku i zakazovaly. Novelizace pasáže o sídle společnosti v obchodním zákoníku v roce 2009 ovšem tento problém vyřešila.
Poslední otázka, kterou by si měl dobrý manažer firmy položit, je: Budu mít možnost v případě potřeby flexibilně využít zázemí sídla virtuální kanceláře k jednání s obchodními partnery?
Uchazeč by si již při uvažování o zřízení virtuální kanceláře měl u najímatele zjistit, zda kromě recepce disponuje jeho byznys centrum také zasedacími místnostmi a za jakých podmínek jich může využívat. Tyto zasedací místnosti si poté může pronajímat i k obchodním jednáním přímo v sídle svojí společnosti.
Flexibilní kancelář - novinka na trhu
V souvislosti s možností využití zasedací místnosti je třeba zmínit ještě jednu významnou novinku, která se v poslední době objevila na českém trhu. Je jí možnost zřízení tzv. flexibilní kanceláře, což je služba v zahraničí označovaná jako Serviced Office Space. Rozdíl oproti pronájmu zasedací místnosti je ten, že flexibilní kancelář umožňuje po dobu několika měsíců i let využití kompletního kancelářského zázemí, přičemž ale odpadá problém s hledáním vhodných prostor, vybavením kanceláří či najímáním části pracovních sil. Skutečná flexibilní kancelář je, na rozdíl od běžného pronájmu, služba, která poskytuje kompletní profesionální zázemí. V rámci jednoho poplatku má zákazník uhrazeno vše, co pro svou činnost může potřebovat.
Samotný princip je postavený na potřebě společností vést svá obchodní jednání mimo své běžné působiště a na požadavku využívat kancelářské zázemí v blízkosti svých klientů. Pronájem kanceláří na pár měsíců znamená přitom pro firmy zbytečně vysoký náklad. Nejenže je potřeba najít vyhovující prostory, ale ty je třeba ještě vybavit. Samotné vybavení kanceláří není přitom jen o nábytku, ale o řadě dalších drobností, které ke své činnosti, aniž bychom si to uvědomovali, běžně potřebujeme - počítačovou síť, připojení k internetu, telefonní nebo faxové linky, zasedací místnosti, recepční či asistentku, která se postará o hosty i o objednávky kancelářských potřeb atp. Náklady na jednu dočasnou kancelář tak mohou být nepřiměřeně vysoké.
Samotný koncept vznikl již v 80. letech ve Spojených státech pro potřeby cestujících prodejců. Do dnešní podoby se pak rozvinul v Británii a západní Evropě. O úspěchu konceptu ve světě svědčí skutečnost, že po zadání do internetového vyhledávače vyjedou zájemci stovky databází, jež nabízí nepřeberné možnosti využití této služby ve většině obchodních metropolí.
Závěrečné doporučení
Virtuální kanceláře i služby založené na principu Flexi kanceláří jsou jistě vítaným počinem v českém podnikatelském prostředí. Umožňují firmám šetřit čas i peníze, a ty je tak mohou věnovat rozvoji svého vlastního podnikání. Současný rozvoj těchto konceptů plně odpovídá standardům běžným v západní Evropě, na jejímž trhu se jejich využívání těší dlouhodobě velké oblibě. Zájemce o tyto služby by si měl každopádně před uzavřením smlouvy důkladně prověřit, za jakých okolností a v jaké kvalitě poskytovatel své služby nabízí. Jako dobré vodítko do začátku mu při tom mohou posloužit internetové stránky společnosti a reference, které by na nich měl kvalitní poskytovatel zveřejňovat.
Není nic trapnějšího než fotografie krásné slečny rozmazané v zrcadle se zábleskem zakrývajícím půl těla a prozrazujícím typ telefonu a hlavně neschopnost najít někoho, kdo když už to je nevyhnutelné jí vyfotí. Poměrně často se píše o tom, jak ze soukromých archívů, ukradených telefonů, nabouraných účtů unikají fotografie, které by jejich majitelé měli hned po pořízení hned smazat. Nechápu, že si někdo může myslet, že jeho křivé chlupaté přirození je zajímavým objektem pro fotoaparát v mobilním telefonu. 
Můžete mít sebevíc nadupaný "nefotoaparát" v mobilním telefonu, ale bez dobrého světla prostě budete fotit i s bleskem katastrofální šílenosti. Použijte nějakou lampičku, kterou umístěte ve výši vašeho těla a posviťte si na sebe. Hlavně nepoužívejte stropní světla. Není nic směšnějšího než stíny, které vrháte sami na sebe a to při použití stropních svítidel hrozí. Je samozřejmé, že je denní světlo výhodnější než zářivka a když se tedy chcete fotit, tak za denního světla. 
Ukliďte svůj nechutně odporný pokoj
Soukromí
